Organizzazione eventi, come farlo da zero

Come organizzare un evento particolare senza stress

L’happening perfetto si può fare, è assodato. Non per nulla, il business dell’organizzare eventi ha portato alla nascita di wedding planner, event planner e tutte le professioni correlate. Capita però di essere obbligati ad organizzare un evento: magari è proprio il capo ufficio che vuole che ci si occupi della prossima convention aziendale, oppure il quartiere o una associazione di cui si fa parte vuole preparare una serata culturale. Ci si può rivolgere a una agenzia organizzazione eventi di tutto rispetto, ma si ha sempre paura dei costi. Di contro, molte persone vogliono fare una sorpresa per un collega che va in pensione, per un compleanno, per un anniversario. Oppure, si è il testimone dello sposo o della sposa e si è incaricati di organizzare le nozze da zero.

Il panico è normale, specialmente per chi non ha la più pallida idea di come si organizza un party e non sa nulla di divertimento, arredi, budget e priorità. Ecco perché è meglio seguire una scaletta ben precisa, sia se si vuole delegare la cosa ai professionisti, sia se si vuole rischiare e fare tutto da zero da soli.

Come pianificare un evento

Una dettagliata pianificazione diventa fondamentale per capire, con largo anticipo, gli imprevisti a cui si può andare incontro, soprattutto se si è costretti ad andare fuori budget. Programmare un happening con successo non è sempre facile, ma organizzare un evento perfetto si può. Non è necessario delegare tutto a un event planner: ci sono agenzie come NoSilence che possono fornire arredi, location e attrezzature a noleggio a un buon prezzo, senza rinunciare alla qualità e con un notevole risparmio. Dipende poi dall’evento in programma: per un compleanno, basteranno solo arredamento, location e attrezzature come palcoscenico, dj e altoparlanti, mentre per un meeting aziendalesi dovrà ricercare anche personale come hostess e stewart qualificati atti ad aiutare i colleghi a trovare il loro posto, dare informazioni utili sugli orari e comunicare eventuali variazioni in programma.

Il segreto è pianificare con largo anticipo ogni dettaglio, allo scopo di avere il tempo di correggere eventuali errori o cercare di far fronte agli imprevisti. Però, se il party è imminente e la mole di lavoro molto grande, si suggerisce di cercare dei professionisti del settore, in quanto è impossibile che una persona sola possa far fronte all’organizzazione di un grande evento come un matrimonio, ad esempio.

Le cose da sapere sulla organizzazione eventi

Un altro suggerimento utile è quello di fare una lista di priorità, includendo pertanto le cose fondamentali che non devono mancare al party in questione. Spesso ci si concentra sull’organizzazione, dimenticandosi di vedere la prospettiva degli invitati. Mettersi nei panni dell’invitato sarà utilissimo per definire gli aspetti più importanti, dal catering ai posti a sedere, fino alle decorazioni.

Un trucco per far venire più gente al proprio evento? Tenere conto delle tempistiche. Se si vuole avere successo e contare su un vasto numero di partecipanti, bisogna pensare a un giorno e a un orario in cui la maggioranza degli invitati sia disponibile. Perciò, è meglio proporre due possibili date prima di stampare partecipazioni, inviti e affini, in modo che, in base alle conferme o alle disdette, ci si renda conto della situazione. Mai optare per date vicine o date lontane nel tempo: l’ideale sarebbe informare tutti della festa almeno 15 giorni prima, fatta eccezione per l’evento di nozze, forse unico evento in cui ci si può concedere più margine perché bisogna confermare la propria presenza. In questa maniera, le persone non si dimenticheranno del meeting o del party tanto facilmente!