Team in Outsourcing vs Team interno: qual è il più vantaggioso?

Team in outsourcing o team interno? Se gestisci un’azienda, la risorsa più importante a tua disposizione sono le risorse umane. Le persone che sceglierai di avere all’interno del team determinano la qualità e l’efficienza del lavoro, oltre ad aiutarti a plasmare la cultura aziendale, i tuoi valori e la tua mission.

Una delle decisioni più difficili per un imprenditore è scegliere in che modo costruire il team: c’è chi sceglie di avere solamente un team interno, chi un team in outsourcing e chi un mix tra questi due approcci.

Da un lato, i team interni sono più controllabili e hanno la caratteristica di lavorare “in esclusiva” per te. Dall’altro, l’outsourcing offre flessibilità, costi ridotti e accesso a un pool di talenti specializzati che potrebbero non essere disponibili in assunzione. In entrambi i casi, ci sono vantaggi e potenziali svantaggi che dovrai valutare prima di scegliere, considerando gli obiettivi specifici dell’azienda, la sua struttura e il suo contesto di mercato. Vediamo insieme alcuni elementi per prendere una decisione consapevole.

Cosa significa avere un team interno?

Prima di capire se conviene scegliere un team interno o esterno, iniziamo dalle definizioni. Avere un team interno significa costruire (e mantenere) un gruppo di professionisti che lavorano esclusivamente per la tua azienda, integrandosi nella tua strategia e cultura aziendale.

Questo approccio alla gestione delle risorse interne implica un investimento economico, di tempo e di energia, con l’obiettivo di sviluppare una squadra integra, allineata e impegnata a lungo termine con gli obiettivi dell’azienda.

I vantaggi di un team interno

Come potrai immaginare, avere un team interno apre a tantissime opportunità interessanti per la crescita della tua azienda e la gestione efficiente delle attività. Tra i benefici più importanti, possiamo citare:

• Un controllo del processo più elevato. Scegliendo un team interno, potrai avere un controllo completo sui processi lavorativi. In altre parole, potrai monitorare, gestire e ottimizzare i flussi di lavoro in modo diretto e coerente con gli obiettivi aziendali
• Una comunicazione interna migliore. Essendo fisicamente presenti nello stesso ambiente lavorativo o essendo inseriti all’interno di una stessa rete aziendale, i membri di un team interno possono comunicare più facilmente e in modo più rapido
• La qualità del servizio clienti è più alta. Un team interno ha una comprensione più profonda della vision, della mission e dei valori dell’azienda. Per questo motivo, saprà rappresentare tutto questo al meglio anche davanti ai clienti, dando informazioni più accurate

Sfide e limiti del team interno

Così come ci sono dei vantaggi, il team interno nasconde anche degli svantaggi che vale la pena conoscere per prendere una decisione davvero consapevole. Tra gli svantaggi più rilevanti:

• I costi di mantenimento sono più alti. Avere dei dipendenti è un costo per l’azienda che va oltre il “solo” stipendio. Oltre ai salari, ci sono costi aggiuntivi come benefici, formazione, infrastrutture, tecnologia e spazi di lavoro. Questi costi possono essere anche molto alti, soprattutto per le piccole e medie imprese o per quelle in fase di avvio;
• La gestione del cambiamento è più complessa. Se è vero che un team interno offre vantaggi in termini di coesione e allineamento culturale, può anche essere meno flessibile rispetto a un team in outsourcing, specialmente quando si tratta di scalare rapidamente o di integrare nuove competenze e tecnologie per l’innovazione aziendale;
• Le competenze sono limitate. Avere un team interno può anche limitare la varietà delle competenze disponibili. Questo perché assumere professionisti verticali per ogni esigenza può essere costoso e non sempre praticabile, soprattutto se gestisci progetti che richiedono skills molto specifiche.

Cosa significa optare per l’outsourcing?

Ora che abbiamo visto tutte le caratteristiche del team interno, passiamo alla definizione di outsourcing. L’outsourcing ti permette di delegare determinate attività o funzioni aziendali a terze parti, esterne all’organizzazione. Questa scelta può essere orientata sia verso l’outsourcing strategico che verso l’outsourcing operativo e spesso si traduce, di fatto, in una partnership con fornitori specializzati nelle competenze che stai cercando.

Ad esempio, se cerchi un team in outsourcing nel marketing, sceglierai una partnership con un’agenzia di marketing e comunicazione. O ancora, se cerchi un team specializzato nella gestione delle chiamate ai clienti, farai una partnership con un contact center e così via.

Vantaggi dell’outsourcing

L’outsourcing è un modo per affidare a terzi una serie di attività che la tua azienda non può (o non vuole) gestire internamente. I benefici di questa strategia sono diversi:

• Maggiore flessibilità operativa. L’outsourcing ti permette di adattarti più velocemente alle esigenze di mercato. Questa flessibilità operativa è particolarmente utile in periodi di fluttuazione della domanda, perché ti consente di aumentare o diminuire rapidamente le risorse in base alle necessità, senza i costi fissi legati al un team di dipendenti;
• Team di esperti verticali. Uno dei maggiori vantaggi dell’outsourcing è l’accesso a un ampio pool di esperti in outsourcing, con competenze specializzate e avanzate senza dover investire in formazione interna;
• Attenzione solamente verso le “core skills”. L’outsourcing è una strategia che ti permette di concentrarti solo sulle competenze chiave, delegando attività secondarie o meno impattanti per il tuo business a fornitori esterni;
• Riduzione dei cost Spesso, l’outsourcing può portare a una significativa riduzione dei costi operativi. Questo perché il team in outsourcing può essere scalato in base alle tue esigenze, senza avere spese fisse. In più, i fornitori esterni ti eviteranno di fare investimenti in attrezzature, tecnologie e spazi di lavoro, con un ulteriore taglio delle spese.

Sfide e considerazioni sull’outsourcing

Anche in questo caso, ci sono diverse sfide e alcuni limiti da considerare. Vediamo insieme i principali:

• Perdita di controllo sul team. Una delle principali preoccupazioni nell’outsourcing è la gestione del rischio. Affidare attività a fornitori esterni implica, ovviamente, una certa perdita di controllo su quelle attività. Per questo motivo, dovrai scegliere fornitori esterni affidabili e in linea con i tuoi standard di qualità;
• Scarsa valorizzazione delle competenze interne. Capire le competenze e le risorse già disponibili in azienda ti aiuta ad identificare quali aree sarebbe più vantaggioso esternalizzare e quali mantenere interne: in questo caso, prima di delegare, fai una valutazione delle competenze interne;
• Comunicazione complessa da gestire. La collaborazione con agenzie esterne non è semplice come il contatto che hai con il tuo team interno. Dovrai stabilire relazioni chiare e aperte con i fornitori esterni, definendo aspettative, obiettivi e metriche da monitorare.

Tutte queste sfide, però, possono essere “mitigate” promuovendo una collaborazione strettissima tra team esterno e team interno. Il tuo team esterno lavora con te, valorizzando aree su cui sarebbe difficile investire costruendo un team interno.

Analisi comparativa

Ora che abbiamo visto le caratteristiche di ognuna delle due possibilità, passiamo ad un’analisi comparativa tra team interno e team in outsourcing.

Costi e investimenti

Il tema dei costi dell’azienda è uno dei più “caldi” quando parliamo di gestione del business e delle risorse. In base alla tua strategia (e alla disponibilità) di investimenti, potrai scegliere tra team interno ed esterno, considerando tutto ciò che implica a livello economico questa decisione. Nello specifico:

• L’investimento in un team interno ha un ROI (Return on Investment) a lungo termine, perché i dipendenti sviluppano delle skills nel tempo che diventano un “patrimonio” per l’azienda. Questo, però, richiede investimenti iniziali importanti in termini di recruitment, formazione, infrastrutture e stipendi
• L’outsourcing ti dà un ROI più immediato, perché elimina la necessità di investimenti iniziali importanti. La tua azienda paga solo per i servizi richiesti, il che è più economico. In più, puoi avere accesso a competenze specifiche che il tuo team non ha e che sarebbe troppo costoso da acquisire scegliendo un professionista da internalizzare

Entriamo ancora più nel concreto con un confronto. Supponiamo che tu debba costruire un team di marketing e comunicazione per la tua azienda. Ti servirebbero, quindi, una serie di professionisti per gestire le diverse attività, come ad esempio:

• Responsabile marketing
• SEO/SEM Specialist
• Graphic designer
• Web designer
• Social Media Manager
• Copywriter

Ciascuno di questi professionisti dovrà percepire uno stipendio che, in caso di figure con elevate seniority, può superare i trentamila euro di R.A.L. A questi, dovrai aggiungere le tasse, i costi per l’onboarding, la gestione, un eventuale sede fisica di lavoro e la formazione. Con un team in outsourcing, invece, puoi avere tutti questi professionisti pagando una fee fissa ad un’agenzia e modulando la grandezza del team in base alle tue esigenze specifiche di quel momento.

Qualità e specializzazione

La scelta tra team interno e outsourcing influisce anche sulla qualità e sulla specializzazione dei servizi offerti. Entrambe le opzioni, infatti, hanno vantaggi e svantaggi in termini di qualità del servizio, specializzazione, expertise e innovazione.

• I team interno offrono un livello alto di qualità del servizio, dato che sono integrati con la cultura e gli obiettivi aziendali. La conoscenza molto approfondita dei prodotti e i servizi dell’azienda si traduce, in genere, in un servizio clienti più personalizzato e attento. Allo stesso tempo, però, un team interno potrebbe avere competenze specializzate inferiori, soprattutto in aree tech;
• La qualità del servizio nell’outsourcing dipende moltissimo dalla scelta del fornitore. Potrai incontrare fornitori che offrono servizi di alta qualità e personalizzati, mentre altri potrebbero non essere in grado di farlo. In generale, però, l’outsourcing dà accesso a specialisti con un alto grado di specializzazione e expertise, permettendoti di sfruttare competenze che non avresti all’interno del team.

Flessibilità e scalabilità

Altro tema importante e che merita una comparazione è quello della flessibilità nello sviluppo dei progetti. In questo caso:

• La flessibilità di un team interno è limitata dalle risorse disponibili e dalle competenze specifiche dei membri del team. Come saprai, ampliare le competenze di un team richiede tempo, investimenti in formazione e spesso anche nuove assunzioni. La scalabilità è più complessa, perché per scalare un team interno dovrai gestire una serie di processi, dalla selezione all’assunzione, che rendono più lento l’inserimento;
• Il team in outsourcing è più flessibile, caratteristica che lo rende ideale all’adattamento della crescita aziendale. Potrai aumentare o ridurre rapidamente le risorse esterne in base alla domanda da parte del mercato o a cambiamenti strategici, senza i costi e gli impegni legati alla gestione del personale interno.

Controllo e sicurezza

Se stai pensando a quale strategia di gestione utilizzare per le tue risorse umane, sicuramente dovrai tenere in considerazione anche il tema del controllo e della sicurezza.

• Con un team interno, potrai avere un controllo diretto sui processi aziendali, con una supervisione più stretta delle attività e un’integrazione migliore con le policy aziendali. In più, avere un team interno riduce potenzialmente i rischi associati alla condivisione di dati sensibili con terzi e permette di controllare direttamente anche la gestione della sicurezza;
• Con un team in outsourcing, il processo di gestione del rischio è diverso perché dovrai affidarti ai sistemi e ai protocolli dei fornitori esterni. La condivisione di dati sensibili con fornitori esterni implica dei rischi in più in termini di protezione dati: dovrai per questo motivo scegliere solamente fornitori affidabili e integrare accordi di non divulgazione e protocolli di sicurezza rigorosi.

Quali fattori considerare nella scelta?

Per decidere tra team interno e outsourcing, in definitiva, ci sono diversi fattori da considerare nella scelta:

• Dimensione e natura dell’impresa. La dimensione dell’azienda ha un peso rilevante nella scelta tra team interno e outsourcing. Le piccole e medie imprese potrebbero trovare più vantaggioso l’outsourcing, perché è più facile da scalare e non ha costi fissi come il team interno. Anche la natura del business influisce sulla decisione: per esempio, le aziende che lavorano in settori molto specializzati o con un alto livello di innovazione come il marketing digitale hanno spesso bisogno di competenze specifiche che sono più accessibili tramite l’outsourcing;
• Obiettivi aziendali a breve e lungo termine. Non meno importanti gli obiettivi aziendali per una pianificazione strategica e un’organizzazione del team davvero funzionale. Se l’obiettivo a breve termine è ridurre i costi e migliorare l’efficienza operativa, l’outsourcing è la soluzione perfetta. Per obiettivi a lungo termine, come lo sviluppo di competenze di base o la costruzione di una cultura aziendale, un team interno potrebbe essere più appropriato;
• La cultura e i valori aziendali. La cultura aziendale e i valori possono hanno, ovviamente, un ruolo in questa decisione. Se la tua azienda valorizza molto la coesione del team e la costruzione di competenze interne, sicuramente un team interno è la scelta da prediligere. Al contrario, se vuoi puntare sulla flessibilità, la diversità di competenze e la capacità di adattamento veloce l’outsourcing è più in linea con i tuoi valori.

Ad ogni modo, non esiste una soluzione migliore o peggiore in assoluto: al contrario, spesso la decisione migliore è un mix tra team interno e outsourcing. Potresti scegliere un team interno per le attività più importanti e strategiche e optare per un team in outsourcing per le attività che richiedono competenze molto verticali, difficili da costruire in azienda.

In definitiva: quale scegliere?

La scelta tra sviluppare un team interno o optare per l’outsourcing ha un impatto importante sulla crescita a lungo termine della tua azienda. Come abbiamo visto, entrambe le opzioni hanno vantaggi e svantaggi. C’è da dire, però, che considerando le esigenze che accomunano la maggior parte delle aziende oggi (il controllo dei costi, l’efficienza, la qualità per i clienti) l’outsourcing è un’ottima occasione per costruire un vantaggio competitivo.

Pensaci un attimo: quanto spendi, oggi, per pagare gli stipendi ai tuoi dipendenti? Il costo medio di un dipendente è circa il doppio rispetto allo stipendio che percepisce. Un team in outsourcing, invece:

• Ha costi variabili, che variano insieme alle tue esigenze. Nei momenti di maggior lavoro, potrai scalare il team e in quelli di minor lavoro potrai ridurlo, senza costi fissi;
• Non dovrai investire nella formazione delle risorse: potrai scegliere i migliori sul mercato per le loro discipline, affidando ai professionisti le attività che richiedono skills molto specifiche e difficili da avere internamente;
• Potrai pagare solamente per i servizi che richiedi. Questo si traduce in un ROI più elevato, perché puoi subito ottenere risultati da un team che lavora per te bypassando le fasi di onboarding e di recruitment.

Parti da una valutazione di ogni fattore, stabilendo quello che per te è prioritario e più importante: in questo modo potrai capire quali aree delegare ad un team esterno e come sceglierlo.