L’Italia è uno dei paesi più belli al mondo, e tutta la sua ricchezza culturale, naturalistica, architettonica e storica, non poteva passare inosservata agli occhi degli organizzatori di eventi internazionali. Il Bel Paese, culla delle città d’arte, delle dimore storiche, dei grandi laghi, delle lunghissime coste, delle sconfinate campagne e, perché no, anche delle strutture ricettive di prestigio, si è guadagnato il titolo di territorio che contribuisce direttamente all’esperienza degli ospiti.

Inserendo l’Italia come parte del programma, gli organizzatori possono dare sfogo alle loro idee. Una convention può partire da una sessione di lavoro in una struttura congressuale e proseguire con una cena in una villa storica, così come un incentive può essere organizzato alternando momenti professionali ad attività esperienziali. Oppure si pensi ad un summit internazionale, che può essere dislocato tra più location, distribuendo gli appuntamenti in programma tra le destinazioni più particolari.

Già di per sé, per esempio, Milano è la città che, più di tutte, sa far incontrare moda, design e business internazionale, oppure Roma, preferita per la sua combinazione unica di storia, istituzioni e hospitality. Firenze è la culla dell’arte italiana per antonomasia, ma anche della cultura e della tradizione manifatturiera, mentre Venezia, con la sua cornice inconfondibile, sa rendersi un palcoscenico perfetto per gli eventi complessi.

Questa varietà, che rende particolarmente interessanti gli eventi MICE in Italia, richiede, però, una maggiore attenzione nelle fasi organizzative. Più destinazioni, infatti, necessitano di un piano impeccabile di progettazione degli spostamenti.

Pianificare la mobilità di un evento: dalla destinazione al percorso

La gestione della mobilità è uno dei tanti punti di forza dell’organizzazione degli eventi in Italia. Nell’ambito della mobility per eventi aziendali, in prima fase vengono raccolte tutte le informazioni necessarie alla definizione del piano operativo.

Il manager incaricato della mobilità raccoglie i nomi degli ospiti, i contatti, i numeri dei voli, gli orari di arrivo e partenza, i punti di prelievo e le destinazioni, il tipo di veicolo richiesto, il livello VIP, le eventuali istruzioni speciali, la quantità di bagagli o materiali da trasportare, i referenti presenti nelle diverse location e le indicazioni da seguire in caso di imprevisto.

Questi dati permettono di mappare in anticipo ogni spostamento, poiché non tutti gli ospiti hanno le stesse esigenze. C’è chi necessita di un’auto privata, chi può condividere navette o van di maggiore capacità, oppure chi, per determinati appuntamenti, può richiedere un veicolo di supporto, personale dedicato o aree di sosta riservate.

Nel piano operativo sono compresi anche i trasferimenti aeroportuali. Dal momento che gli arrivi possono essere distribuiti nell’arco di diverse ore e provenire da scali differenti, il compito dell’event mobility management è fare in modo che questi flussi entrino in un’unica programmazione. In questo modo, l’ospite che arriva al mattino può essere accompagnato direttamente in hotel, mentre una delegazione che atterra più tardi può avere un trasferimento già predisposto verso la sede dell’evento.

Un sistema di mobilità efficiente, inoltre, prevede le partenze, i cambi di location e gli spostamenti intermedi. In un programma di più giorni, infatti, sono previsti meeting, cene, visite, attività di gruppo e appuntamenti vari in orari differenti.

Ed è proprio in funzione del programma che si pensa al coordinamento flotta, in modo da assegnare il mezzo più adatto a ciascun servizio, scegliendo tra berline executive, van e mezzi di fascia luxury, oppure soluzioni con alimentazione ibrida o completamente elettrica se compatibili con le esigenze operative.

Dal meet&greet alla ZTL agli imprevisti: ogni dettaglio fa parte del servizio

La qualità di un servizio di NCC per eventi corporate si misura anche nella gestione di alcuni dettagli che inficiano nella soddisfazione dell’esperienza. Uno di questi riguarda il servizio di meet&greet, che permette di accogliere i partecipanti direttamente nei punti stabiliti e di facilitare l’incontro tra un ospite e un autista che non si sono mai incontrati prima. Inoltre, la clientela internazionale viene assistita dagli autisti multilingue, mentre per VIP, top management e delegazioni particolari si curano moltissimo la discrezione e la riservatezza.

Anche gli accessi alle ZTL o le eventuali limitazioni alla circolazione possono incidere sul buon esito di un trasferimento, per questo vanno considerati già durante la pianificazione del raggiungimento della location.

In sostanza, la gestione mobilità per eventi si occupa di conoscere in anticipo le caratteristiche delle destinazioni, di individuare i punti di arrivo e partenza, di verificare dove sia possibile effettuare il carico e scarico dei passeggeri e di prevedere eventuali alternative.

Durante l’evento, poi, entra in funzione il monitoraggio della flotta, sia seguendo in tempo reale la posizione dei mezzi che mantenendo un contatto costante tra il personale operativo e gli autisti. In questo modo, se un volo subisce un ritardo, il trasferimento può essere aggiornato, se una riunione si prolunga, l’auto successiva può essere riprogrammata, oppure se una delegazione modifica il proprio itinerario, le risorse disponibili possono essere ridistribuite.

Gli imprevisti fanno parte della normale complessità di un evento (un volo in ritardo, una cena spostata in un’altra location, un dirigente che aggiunge una tappa, un meeting che termina più tardi del previsto, un VIP che decide di lasciare l’evento prima del gruppo), per questo una buona organizzazione della mobilità deve essere capace di superarli senza compromettere il resto del programma.

Collegare persone, luoghi e programma con un Mobility Hub

Quando gli spostamenti diventano numerosi e contemporanei, il modello più efficace è quello del Mobility Hub, una struttura operativa che si occupa della pianificazione centralizzata, della gestione della flotta, del monitoraggio costante e della gestione degli accessi.

L’efficacia di questo modello si osserva in particolar modo quando bisogna effettuare un servizio di transfer di delegazioni. Mentre una delegazione raggiunge una location, un relatore può essere diretto verso un altro appuntamento e un membro del management può avere bisogno di un’auto privata per un incontro riservato. In pratica, ogni movimento di ciascun componente del gruppo viene inserito all’interno del programma generale.

Con un Mobility Hub, l’organizzatore gode del vantaggio della continuità, permettendo agli ospiti che arrivano dall’estero di sapere dove incontrare il proprio referente, al relatore di raggiungere il palco all’orario previsto, ad un gruppo di poter lasciare una location senza creare attese per gli altri partecipanti. Ma, soprattutto, l’organizzatore non corre il rischio che un singolo errore logistico possa danneggiare l’immagine per il brand.

Il Mobility Hub di NCC Milano interpreta questo modello mettendo a disposizione una struttura dedicata alla gestione di programmi complessi, che risponde ad un responsabile operativo unico e che gestisce il lavoro partendo dalla progettazione e arrivando fino all’operatività sul campo, attraverso una centrale organizzativa, personale dedicato e una flotta dimensionata sulle esigenze dell’evento.

A Venezia, il coordinamento comprende anche i trasferimenti privati in water limousine, motoscafi di lusso che collegano hotel e location degli eventi, integrando gli spostamenti via acqua e su strada in un unico piano operativo.

Quando il programma lo consente, il servizio inserisce la sostenibilità nel processo di pianificazione, con l’impiego di veicoli elettrici o ibridi, insieme alla razionalizzazione dei percorsi e alla condivisione dei trasferimenti, in modo da ridurre gli spostamenti non necessari e utilizzare le risorse in modo più efficiente.

La capacità del Mobility Hub di trasformare tanti spostamenti in un unico sistema organizzato, rende possibile la programmazione di un evento complesso, organizzato tra le bellissime destinazioni italiane, senza appesantire l’esperienza dei partecipanti.