Come fare una fattura elettronica: guida alla compilazione

Come fare una fattura elettronica? Questa è una domanda che molti contribuenti si pongono, per via delle prescrizioni normative che impongono (o raccomandano, a seconda del soggetto) la fattura web. A questa domanda, tuttavia, non è possibile dare una risposta univoca, perché ciascun software funziona in modo differente dall’altro. Tuttavia, i dati da inserire sono sempre gli stessi, quelli che vanno inseriti anche nella fattura cartacea, anche se questo non significa che la fattura elettronica e quella cartacea si equivalgono. Anzi, le due si distinguono sotto almeno due punti di vista. In primis, la fattura elettronica deve essere redatta solo ed esclusivamente con l’ausilio di un computer, un tablet, oppure uno smartphone. Inoltre, la fattura elettronica deve essere necessariamente trasmessa al cliente mediante il cosiddetto sistema di interscambio (SDI).

Compilare la fattura elettronica

Per capire come fare una fattura elettronica, è bene dotarsi di un software che consenta di compilare la fattura nel formato XML, come stabilito dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate. Occorre, poi, comprendere come compilare la fattura. La prima cosa da inserire è il destinatario. Se la fattura viene emessa nei confronti di un’amministrazione pubblica, bisogna ricercare il soggetto nella sezione “destinatario” utilizzando come parametro la ragione sociale. Se, invece, il destinatario della fattura è un privato, bisogna inserire la partita IVA ed il codice identificativo. Dato che la data viene inserita automaticamente, il campo successivo che necessita di essere compilato è quello inerente alla descrizione. È fondamentale sintetizzare il più possibile per via dei caratteri limitati e inserire il numero di ordine. A questo punto, si deve indicare l’importo da fatturare, specificando l’IVA a seconda del prodotto o servizio fatturato. Quando si fattura alla Pubblica Amministrazione è fondamentale inserire anche il codice Cig/Cup, mentre in altri casi si possono aggiungere allegati per giustificare ulteriori spese come le imposte di bollo, ecc.

Come trasmettere la fattura elettronica?

Dopo aver compreso come fare fattura elettronica, è bene comprendere anche come trasmetterla. I canali, infatti, sono differenti. In primo luogo, è possibile connettersi al portale web dell’Agenzia delle Entrate, selezionando “fatture e corrispettivi”. Si tratta di un canale totalmente gratuito; tuttavia, per effettuare l’accesso al sito, occorre autenticarsi mediante Spid o Carta Nazionale dei servizi. In alternativa, è possibile scaricare sia l’app per smartphone (denominata FatturAE, ufficiale dell’Agenzia delle Entrate), sia un software sul pc (da utilizzare senza la connessione di rete), che comunicano con il sistema di interscambio digitale dell’Agenzia delle Entrate. Infine, ci si può avvalere dei programmi presenti nei software gestionali, predisposti proprio per la trasmissione delle fatture in maniera automatica. Quest’ultima soluzione è quella preferita dalle aziende di grandi dimensioni.

Perché la fattura elettronica è vantaggiosa?

Una volta compreso come fare fattura elettronica, è necessario comprendere quali sono i suoi reali vantaggi. Uno degli aspetti più importanti connessi alla fattura elettronica è la possibilità di dire definitivamente addio all’uso della carta. Inoltre, è possibile rendere del tutto autonoma la procedura di ricezione e di conservazione delle fatture. In conclusione, grazie ad essa è possibile avere anche maggiore sicurezza sulle fatture (integrità, autenticità etc.).