A chiarire bene il concetto di gestione documentale ci pensa l’Agenzia per l’Italia Digitale, che definisce la gestione documentale dei procedimenti amministrativi come: la corretta amministrazione dei documenti dalla fase di produzione a quella di conservazione.
La gestione elettronica dei documenti offerta da Bucap è una soluzione affidabile e professionale adatto alle aziende o i privati che vorrebbero gestire al meglio la loro documentazione.
La necessità di conservazione digitale dei documenti nasce dall’evoluzione degli strumenti tecnologici grazie ai quali sarà possibile, sempre più, raggiungere l’obiettivo “zero carta” utilizzando quasi totalmente documenti digitali.
Ogni documento ha un proprio ciclo di vita. Nel workflow documentale, un documento viene creato, scambiato, reso disponibile ed infine conservato. Per far sì che le varie fasi vengano svolte correttamente, è importante che vi siano procedure definite per ciascuna delle stesse fasi.
I principali vantaggi della gestione documentale digitale sono fondamentalmente tre:
● Riduzione dei costi. Gestire in modo corretto l’acquisizione e la conservazione dei documenti comporta una riduzione significativa sui costi, perché semplifica e rende ottimale tutto il workflow documentale.
● Inalterabilità dei documenti. Si garantisce che venga preservato il valore del documento e delle informazioni in esso contenute.
● Disponibilità dei documenti. Grazie agli strumenti digitali, i documenti disponibili ovunque.
Ovviamente a questi vanno aggiunti i vantaggi derivanti dal risparmio di tempo o il semplice risparmio di carta, con notevole impatto positivo sull’ambiente.
La gestione dei documenti digitali è la soluzione ideale per velocizzare e regolare il flusso delle informazioni all’interno della propria azienda o di un ente. Questo permette di ottimizzare tempi e risorse e consente di svolgere un lavoro efficace e strategicamente positivo.
Inoltre, per un ente o un’azienda, proteggere i documenti significa tutelare la propria unicità ed efficienza. Ovviamente è importante che la gestione documentale rispetti delle norme.
Diversamente da quanto si possa pensare, la conservazione digitale non riguarda solo l’archiviazione dei documenti, ma garantisce anche accessibilità, utilizzabilità, autenticità e reperibilità dei documenti. Inoltre, assicura che un documento sia autentico e valido e che non sia stato soggetto a modifiche o manomissioni. Per questo è importante che la conservazione digitale segua quanto stabilito dalla normativa di riferimento.
È fondamentale, poi, tener presente che, per essere conservato digitalmente, un documento deve essere formato e conservato ai sensi delle regole tecniche in materia di formazione e conservazione dei documenti digitali. A tal proposito è imprescindibile la presenza della firma elettronica affinché il documento abbia piena validità legale.
Oltre alla firma elettronica il documento digitale deve disporre di metadati, ovvero una serie di informazioni che rendono il documento univoco e facilmente recuperabile.
Per offrire tutte le garanzie di cui il cliente ha bisogno, Bucap è conservatore accreditato AgID; questo certifica che i documenti saranno conversati seguendo tutte le normative del caso.
La conservazione digitale dei documenti deve, quindi, tener presente delle norme che rendano affidabile ed efficiente il servizio. Ma il vantaggio che ne deriva per l’azienda è molto importante. È consigliato, pertanto, di rivolgersi a specialisti del settore in grado di far fronte alle esigenze di archiviazione e conservazione nel miglior modo possibile.