All’interno di una azienda, che sia di piccole, medie o grandi dimensioni, uno dei ruoli principali è quello ricoperto dal responsabile delle risorse umane. Questa figura, infatti, deve assolvere molte mansioni quotidiane e mensili che porteranno a una buona gestione del personale e quindi di conseguenza della realtà imprenditoriale di cui fa parte e della sua operatività. Tra i compiti più importanti da portare avanti dal manager HR c’è sicuramente quello relativo alla rilevazione delle presenze. Da questa attività, infatti, dipendono i pagamenti delle buste paga e, per tale motivo, non possono essere fatti errori o disattenzioni. Un argomento che non riguarda però unicamente l’azienda ma anche i lavoratori stessi, che avranno sempre sotto controllo le ore lavorate, gli stipendi da ricevere sulla base del proprio impegno e l’eventuale conteggio di straordinari e conseguente surplus a livello di salario.
Presenze e orari lavorativi digitali
Per fare in modo che questo monitoraggio sia efficiente e puntale, moltissime aziende, specie le piccole e medie imprese, con un numero limitato di dipendenti (di solito meno di cinquanta), utilizzano un foglio di calcolo del noto programma di Microsoft Excel, che, tralasciando le tante funzioni di elaborazione dati, consente in modo intuitivo e rapido l’inserimento di tutte le informazioni necessarie riguardanti le presenze e gli orari lavorativi, sostituendo di fatto in modo digitale la classica timbratura del cartellino con schede perforate appartenente ormai al passato, pur essendo presente ancora in alcune società.
Una volta che si è deciso di implementare questo sistema, il responsabile delle risorse umane dovrà essere in grado di incoraggiare i propri dipendenti ad utilizzarlo con costanza, quotidianamente, così da non dover attualizzarlo tutto in una volta il giorno prima della scadenza mensile prevista. Avere sempre sotto controllo il quadro della situazione, infatti, comporterà una serie di benefici immediatamente tangibili da entrambi i lati.
Da una parte l’azienda potrà monitorare in tempo reale le presenze in ufficio e su questa base organizzare il piano delle attività, ed evidenziare le ore di maggiore produttività per singolo lavoratore, dall’altro il dipendente disporrà di un documento in cui le informazioni vengono comunicate con trasparenza, nel quale appuntare tutte le ore in cui è impegnato sul posto di lavoro e gli eventuali straordinari, migliorando il rapporto di fiducia con l’azienda stessa.
I fogli presenza mensile da compilare
Il primo step a carico del manager HR è quello di fornire ai lavoratori un foglio presenze mensile da compilare, all’interno del quale dovranno essere inserite in modo accurato e preciso gli orari di entrata e uscita giornalieri. In questo senso, è bene ribadirlo, è fondamentale che il foglio venga completato quotidianamente e questo passaggio deve necessariamente diventare un abitudine per il personale, per non rischiare errori frutto della fretta dell’ultima ora. Al riguardo, come spesso accade all’interno delle aziende, i team o le divisioni si organizzano per aiutarsi reciprocamente ad assolvere questo compito ogni giorno, richiedendo pochissimi minuti di impegno, attraverso un reminder su chat di gruppo, promemoria sul proprio computer o con programmi di messaggistica automatica preimpostata.
Pur essendo un metodo rapido e facilmente assimilabile, l’utilizzo di excel per le presenze mensili può comportare alcuni rischi, primo fra tutti che questo documento venga cancellato per errore, causando una perdita di dati che comporterebbe una consistente mole di lavoro per il ricalcolo delle ore. Per questo è consigliabile che il file venga condiviso online, tramite drive o cloud. Per ovviare a queste criticità, si può ipotizzare l’adozione di altri metodi digitali che, grazie all’uso di software avanzati e completi a livello di funzioni, consentono di controllare e monitorare in modo efficiente le presenze all’interno dell’azienda, attraverso totem per la lettura di QRCode o bande magnetiche, che inviano tutte le informazioni direttamente al sistema centrale.