Anche Bill Gates ha avuto problemi con la gestione della sua posta elettronica.
Per questo motivo, il creatore di Microsoft ha escogitato tre regole per mantenere efficiente e ordinata la sua casella mail.
Gates, uno dei più grandi paladini del lavoro digitale, da presidente del colosso tecnologico si rese conto dell’importanza di avere un metodo per ordinare e rispondere alle e-mail.
Nel 2006, l’imprenditore, che ha un portafoglio stimato di 92 miliardi di dollari, ha deciso di condividere questi suggerimenti, che probabilmente aiuteranno chiunque regolarmente lotta con un afflusso intenso di mail.
Secondo Gates, il consiglio più importante sulla produttività delle e-mail è l’utilizzo efficiente della configurazione desktop.
Da presidente di Microsoft, Gates disponeva di tre schermi sincronizzati, che insieme formavano un solo desktop, e a ciascuno dei quali aveva delegato una funzione diversa.
“Lo schermo a sinistra ha la mia lista di e-mail. Sullo schermo centrale di solito c’è l’email specifica che sto leggendo o a cui sto rispondendo. E il mio browser è sullo schermo di destra”, ha raccontato.
Questo meccanismo ha consentito a Gates di concentrarsi e rispondere solo alle mail più importanti, tenendo però sempre d’occhio quelle in arrivo.
Gates ha anche deciso di impostare un limite di ricezione nella sua casella di posta elettronica di massimo 100 mail al giorno.
Un altro problema che Gates ha avvertito era quello del tempo richiesto per leggere e rispondere a tutte le e-mail che aveva ricevuto e cercò di ridurlo in modo significativo.
Secondo Forbes, un dipendente di un ufficio riceve in media 200 e-mail al giorno e spende due ore e mezzo solo per la cernita, le risposte e la cancellazione della posta.
Gates era consapevole che molte mail ricevute costituivano solo una perdita di tempo e così ha escogitato un modo per ordinare e filtrare chi potesse spedirgli la posta.
Classificando la propria casella di posta e controllando chi può contattarci via mail, oggi molto facile grazie agli strumenti integrati nella maggior parte delle piattaforme di posta elettronica, è possibile essere sicuri di ricevere solo mail ad alta priorità.
Gates impostò come filtro “chiunque con cui abbia mai avuto corrispondenza, chiunque provenisse da Microsoft, Intel, HP e da tutte le altre società partner e chiunque io conosca personalmente”.
Tutte le altre mail venivano inoltrate a un assistente o a una segretaria che aveva il compito di filtrarle, una soluzione che non tutti possono permettersi.
Infine Gates capì che c’era bisogno di dare una priorità alla posta che si riceve.
Resosi conto che in ogni luogo di lavoro c’è il rischio che si verifichi un sovraccarico di informazioni, ha usato le “cartelle di posta elettronica, il desktop e il mio calendario online” per capire quali mail richiedessero la sua risposta prioritariamente.
“Quando mi siedo alla mia scrivania, posso concentrarmi sulle e-mail che ho contrassegnato e controllare le cartelle che monitorano determinati progetti”, ha affermato Gates.
Razionalizzare la propria posta in arrivo facendo clic sul pulsante “Spam” è anche un metodo efficace per stabilire le priorità, poiché insegna alla propria casella di posta qual’è la corrispondenza più importante.