Dal 15 luglio è scattato l’obbligo per gli enti pubblici e privati con oltre 250 dipendenti, mentre per le imprese e gli enti privati di medie dimensioni questo termine è posticipato al prossimo 17 dicembre, di adeguarsi alla nuova disciplina sul whistleblowing (introdotta dal Decreto Legislativo 24 del 2023), ovvero lo strumento di compliance aziendale, grazie al quale dipendenti, ma anche fornitori o clienti, di un’azienda possono segnalare, in modo riservato e protetto, eventuali illeciti riscontrati durante la propria attività.
Ma cosa bisogna fare per adeguarsi al nuovo Decreto Whistleblowing ed evitare le sanzioni? “Innanzitutto – spiega Maria Hilda Schettino, avvocato dello studio Rödl & Partner – l’organo di indirizzo dovrà deliberare l’attivazione di canali di segnalazione interna sicuri, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, e che consentano di effettuare le segnalazioni mantenendo una stretta riservatezza e proteggendo i whistleblower, i loro facilitatori e le persone a loro vicine. Nonché dovrà anche nominare un soggetto o un ufficio, interno o esterno all’ente, che sia autonomo, dedicato e con personale specificamente formato per gestire i canali.”
Sotto il profilo documentale, sarà poi necessario adottare una policy per fornire informazioni chiare sui canali, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne, nonché le segnalazioni esterne all’ANAC o le divulgazioni pubbliche. E, disciplinare in un apposito regolamento le modalità e i tempi con cui le segnalazioni interne saranno gestite dall’ufficio a ciò deputato
“Il tutto senza tralasciare – aggiunge l’avv. Schettino di Rödl & Partner – da un lato, gli adempimenti di carattere giuslavoristico, ovvero la previa consultazione con le rappresentanze sindacali e dall’altro quelli previsti in materia di privacy e data protection, come ad esempio la predisposizione di informative e la disciplina dei ruoli privacy.
C’è poi da chiarire se un sistema di whistleblowing per i gruppi aziendali sia sufficiente. La risposta non è scontata e sarà necessario verificare se il sistema adottato dalla capogruppo, soprattutto se straniera, risponda ai requisiti che il Decreto Whistleblowing stabilisce per la controllata italiana.