I buoni pasto vengono associati quasi sempre al lavoro dipendente, perché nascono come servizio sostitutivo della mensa aziendale e godono per i lavoratori subordinati di un trattamento fiscale di favore. Il loro utilizzo non è però riservato alle aziende, e da qualche anno diversi emittenti li mettono a disposizione anche dei titolari di partita IVA, che possono acquistarli per le pause pranzo legate alla propria attività. Le regole fiscali cambiano in modo netto rispetto a quelle dei dipendenti, e le novità della Legge di bilancio 2026 hanno alimentato più di un equivoco.
Non solo per i dipendenti
Il libero professionista può acquistare i buoni pasto direttamente dall’emittente, ricevendo una fattura intestata alla propria partita IVA, e utilizzarli negli esercizi convenzionati come qualsiasi altro titolare.
Le modalità di spesa sono quelle stabilite dalla disciplina generale, oltre che dalle condizioni del singolo circuito:
- Formato: cartaceo oppure elettronico, per esempio tramite card o app.
- Utilizzo: fino a otto buoni cumulabili per singola transazione, solo negli esercizi aderenti al circuito.
La differenza con il lavoratore dipendente non riguarda quindi l’uso quotidiano del buono ma il suo trattamento fiscale, che per il professionista segue le regole delle comuni spese per pasti.
Quanto si deduce in regime ordinario
Per il professionista in regime ordinario i buoni pasto acquistati per sé rientrano tra le spese di somministrazione di alimenti e bevande, deducibili nella misura del 75% e comunque entro un tetto complessivo pari al 2% dei compensi percepiti nell’anno. Il doppio limite si applica in sequenza, prima riducendo la spesa al 75% e poi confrontando l’importo ottenuto con il tetto del 2%, che vale per tutte le spese di vitto dell’anno e non solo per i buoni.
Un professionista con 40.000 euro di compensi, per esempio, dispone di un tetto di 800 euro. Se acquista buoni per 800 euro nell’anno, la parte deducibile è di 600 euro (il 75% della spesa), mentre con acquisti per 1.500 euro il 75% arriverebbe a 1.125 euro e la deduzione si ferma a 800.
I pasti personali sostenuti per l’attività e quelli consumati in trasferta concorrono allo stesso plafond del 2%, per cui conviene tenerne conto prima di fissare il budget annuale dei buoni. Le cene offerte ai clienti possono invece rientrare tra le spese di rappresentanza, soggette a un limite diverso (di norma l’1% dei compensi), e la loro qualificazione va verificata con il consulente in base alla finalità e alla documentazione dell’evento.
La soglia di esenzione portata a 10 euro al giorno dalla Legge di bilancio 2026 per i buoni elettronici riguarda invece esclusivamente il reddito di lavoro dipendente e non si estende al professionista che li acquista per sé.
Tracciabilità, inerenza e IVA
Per le spese di vitto sostenute nel territorio italiano, la deducibilità richiede il pagamento con strumenti tracciabili, secondo le regole entrate in vigore nel 2025 e poi coordinate dal decreto fiscale. Per rendere la spesa deducibile, l’acquisto dei buoni deve essere pagato con bonifico, carta o altro mezzo di pagamento tracciabile. La fattura dell’emittente, intestata alla partita IVA, costituisce la documentazione della spesa, da conservare insieme alla prova del pagamento.
Resta poi il requisito dell’inerenza, cioè il collegamento tra il pasto e l’attività professionale, che l’amministrazione finanziaria può verificare in caso di controllo. Quanto all’IVA, il trattamento può dipendere dalla tipologia di buono, dalle modalità con cui l’emittente documenta l’operazione e dai dati riportati in fattura, per cui prima di registrare l’acquisto conviene verificare con il commercialista sia l’aliquota applicata sia l’eventuale diritto alla detrazione.
Forfettari e professionisti con dipendenti
Il contribuente in regime forfettario può acquistare i buoni pasto, ma non ha modo di dedurli, dal momento che il reddito imponibile si calcola applicando ai compensi il coefficiente di redditività previsto per l’attività, senza alcuna deduzione analitica dei costi. Per lui i buoni restano uno strumento di organizzazione delle spese alimentari, privo di effetti fiscali.
Diverso è il caso del professionista che eroga buoni pasto ai propri dipendenti. Il relativo costo è deducibile secondo le regole applicabili al datore di lavoro e, entro le soglie di legge, il valore dei buoni non costituisce reddito imponibile per il lavoratore:
- Buoni elettronici: esenti fino a 10 euro al giorno dal 1° gennaio 2026.
- Buoni cartacei: esenti fino a 4 euro al giorno, soglia rimasta invariata.
La parte del valore facciale che supera le soglie concorre invece a formare il reddito di lavoro dipendente, con le relative trattenute in busta paga. I buoni consegnati a consulenti esterni o ad altri collaboratori seguono regole proprie, legate al tipo di rapporto, e non beneficiano in automatico delle stesse esenzioni.
Valutare la convenienza
Per il professionista senza dipendenti il vantaggio economico dei buoni pasto coincide con quello di qualsiasi altra spesa per pasti inerente all’attività, dato che le regole di deduzione sono le stesse. Il buono può però semplificare la gestione della spesa, perché gli acquisti si concentrano nella documentazione emessa dall’emittente anziché in molte ricevute separate. Con il pagamento tramite carta, bonifico o altro mezzo ammesso, anche il requisito della tracciabilità risulta soddisfatto.
La valutazione andrebbe fatta partendo dai compensi attesi, così da stimare il tetto del 2% e confrontarlo con la spesa reale per i pasti, comprese le occasioni di lavoro fuori studio. Una ricostruzione più dettagliata del funzionamento dei buoni pasto per partita IVA, con esempi sulle diverse situazioni dei professionisti, si trova nella guida dedicata, utile come punto di partenza prima di confrontarsi con il consulente fiscale.
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