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Fatturazione elettronica 2019: tutto quello che c’è da sapere sul nuovo obbligo

Dal 1 gennaio 2019 è scattato l'obbligo della fattura elettronica per privati e imprese

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Fatturazione elettronica: tutto quello che c’è da sapere sul nuovo obbligo

La fatturazione elettronica è un sistema di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che offre la possibilità di eliminare completamente la carta e tutti i costi ad essa connessi, come appunto quelli di stampa e spedizione delle fatture.

Dal 1 gennaio 2019 la fatturazione elettronica – già introdotta con la precedente legge di Bilancio sia per le relazioni commerciali tra aziende e professionisti privati che per i consumatori finali – è obbligatoria anche per i privati.

Tutti i titolari di partite Iva, eccezion fatta i regimi forfettari e altri regimi di vantaggio, dovranno utilizzare questo formato per emettere le fatture.

L’obbligo di fattura elettronica, introdotto dalla Legge di Bilancio, vale sia nel caso in cui la cessione del bene o la prestazione di servizio e’ effettuata tra due operatori Iva, sia nel caso in cui la cessione/prestazione è effettuata da un operatore Iva verso un consumatore finale.

Si tratta quasi di una “rivoluzione” per le aziende, le quali dovranno chiaramente adeguarsi al nuovo obbligo acquisendo strumenti, competenze e programmi per attuare al meglio la procedura di fatturazione digitale; si tratta, in effetti, di fare veri e propri investimenti nella direzione dell’innovazione.

La fatturazione elettronica, comunque, ha anche diversi vantaggi: con l’eliminazione del cartaceo i processi diventeranno automatizzati e integrati con conseguente riduzione di costi e tempi, anche e soprattutto per quanto riguarda l’archiviazione e i controlli fiscali.

Fatturazione elettronica | News e aggiornamenti

Il Codacons ha preparato un esposto per interruzione di servizio. L’associazione dei consumatori, infatti, ha segnalato grandi e disagi e disservizi dovuti allo scattare, dal 1 gennaio 2019, dell’obbligo della fatturazione elettronica: secondo quanto da lei descritto, infatti, ci sarebbero stati diversi errori e problemi riguardanti la trasmissione delle fatture.

L’Agenzia fiscale, però, ha subito replicato smentendo i numeri della Codacons: “Le nostre sonde informatiche che monitorano i flussi dei dati all’interno dei server non hanno rilevato alcuna particolare criticità, tanto meno ci risultano interruzioni del servizio”. Anzi, in base ai dati che sono stati forniti all’Agenzia la storia sempre essere completamente diversa: nei primi quattro giorni del 2019 è stata registrata l’emissione quotidiana di circa 700 mila fatture, per un totale di 2,8 milioni di documenti elettronici creati da 120 mila operatori.

Questi numeri, secondo sempre l’Agenzia delle Entrate, vanno a contraddire completamente la versione della Codacons; la percentuale di errori, d’altronde, è del 6 per cento, considerata dall’Agenzia come “fisiologica” e imputabile a imprecisioni circa la compilazione delle e-fatture. La stessa percentuale nel 2015, quando l’obbligo scattò per i fornitori della pubblica amministrazione, nei primi giorni raggiunse la ben più alta cifra del 30 per cento.

Fatturazione elettronica | Tutte le novità

Ci sono novità, inoltre, anche riguardo le modalità con cui produrre queste fatture elettroniche, che riguardano il formato, la trasmissione, l’archiviazione e la conservazione.

Il formato, nello specifico, diventa Xml (Extensible markup language); una volta prodotta, poi, la fattura dovrà essere inviata tramite il sistema di interscambio nazionale (Sdi), lo stesso già utilizzato dalla pubblica amministrazione per il medesimo fine.

Prodotte e trasmesse, le fatture dovranno poi essere conservate con un formato digitale a norma per 10 anni.

Entro il 1 gennaio 2019 ogni azienda dovrà quindi rispettare la procedura sulla fatturazione elettronica ed essersi preparata per tempo in tal senso; non sono poche, in effetti, le realtà che, al contrario, sono state colte impreparate di fronte all’avvio imminente di questo nuovo meccanismo.

D’altronde tale obbligo – già in vigore dal 1 luglio per tutte le prestazioni rese da soggetti subappaltatori e subcontraenti del pubblico – ha subito uno slittamento al primo giorno del nuovo anno per quanto riguarda il comparto dei carburanti, ma ora la scadenza per l’adeguamento sembra essere definitiva.

Fatturazione elettronica | La procedura per step

Le aziende che approcciano per la prima volta con la fatturazione elettronica devono necessariamente farsi assegnare dall’Agenzia delle Entrate un codice destinatario; in alternativa possono anche demandare a un servizio in outsourcing sia la ricezione che l’invio dei documenti.

La procedura per poter fatturare in digitale, quindi, prevede una serie di step.

Il primo è la registrazione, tramite la quale si trasmette all’Agenzia il proprio indirizzo telematico e avere la certezza di ricevere le fatture sul canale xml corretto.

Il secondo step prevede invece la creazione di un database in cui inserire tutti i codici destinatario e gli indirizzi di posta certificata dei vari clienti: si tratta di una sorta di “agenda 2.0” con tutti i dati necessari per trasmettere e ricevere.

Poi, come terzo step, c’è l’importante gestione dei dati che prevede il possesso, da parte dell’azienda, di sistemi gestionali capaci di raccogliere dati specifici al fine della fatturazione elettronica b2b e della generazione dell’xml. Tutti i processi dovranno essere gestiti – e questo è il quarto step – da un software capace di effettuare lo Sdi.

Nel caso poi si debba inviare fatture all’estero, o riceverle, è necessario per l’azienda dotarsi di un sistema di gestione multicanale della fatturazione, il quale possa inviare appunto sia sul canale Sdi che su altri.

Infine, per quanto riguarda la conservazione, l’azienda deve scegliere se gestirla per conto proprio o affidarsi a fornitori di servizi di questo genere.

> Fatturazione elettronica 2019: come non farsi trovare impreparati di fronte al nuovo obbligo

Fatturazione elettronica | Come si emette la fattura

Ma, a livello puramente pratico, come funziona la fatturazione elettronica?

Per emettere una fattura elettronica occorre per prima cosa creare un documento in formato Xml, il quale dovrà essere della dimensione massima, per singola fattura, di 5 Mb. Tale documento dovrà poi essere validato a livello legale attraverso la firma digitale, la quale deve essere richiesta direttamente ai certificatori accreditati dall’Agenzia per l’Italia digitale (Agid); o, in alternativa, può esser fatta richiesta alla propria Camera di commercio della Carta nazionale dei servizi.

Oltre alla firma digitale, i file dovranno inoltre contenere tutte le informazioni necessarie, quali il codice identificativo del destinatario, l’indirizzo Pec e il riferimento temporale.

Una volta completa di questi elementi la fattura è pronta per l’invio, il quale dovrà essere effettuato entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello della data di emissione del documento; le aziende, per altro, potranno gestire l’invio delle fatture in proprio o affidarsi ad intermediari come banche, Poste, professionisti e imprese di informatica.

Per quanto attiene alla consegna, invece, è lo stesso sistema Sdi ad occuparsi di recapitare la fattura (ma ciò non vale per le fatture transfrontaliere e per le fatture b2c). Sempre all’Agenzia per l’Italia digitale (Agid) è assegnato il compito di accreditare gli operatori pubblici e privati che conservano le fatture elettroniche.

Per la conservazione, infine, come già anticipato è previsto un obbligo di tenere le fatture, sia emesse che ricevute, 10 anni. Anche in questo caso le aziende possono adottare un servizio in outsourcing al fine di delegare l’assolvimento di tutti gli adempimenti connessi alla conservazione dei documenti contabili in formato digitale.